RGPD como sistema: de la “carpeta de documentos” a la gestión continua
Muchas pymes abordan la protección de datos como un trámite: se redactan textos, se firman contratos y se archiva todo. El problema es que el RGPD exige algo diferente: un enfoque de responsabilidad proactiva (“accountability”), es decir, poder demostrar que se cumple y que se mantiene el cumplimiento cuando el negocio cambia. Esto convierte la protección de datos en un sistema de trabajo: procesos, roles, evidencias y revisión periódica.
Beneficios de un enfoque sistemático
- Reducción real del riesgo: no solo se “tiene papel”, se evitan errores recurrentes (accesos indebidos, envíos erróneos, usos no previstos, conservación indefinida).
- Más resiliencia ante incidentes: si hay procedimientos y registros, una brecha se gestiona con criterios, no con improvisación.
- Confianza comercial: clientes y partners perciben orden y seguridad, especialmente si la empresa maneja datos de terceros o actúa como proveedor.
- Mejora de eficiencia: la claridad sobre qué datos se tratan y por qué evita duplicidades y “sombra” de herramientas no controladas.
Riesgos de tratar el RGPD como un “documento”
- Desactualización: cambios en herramientas, proveedores, personal o servicios dejan el cumplimiento obsoleto.
- Tratamientos invisibles: formularios, CRM, analítica, grabaciones, chat web o apps internas pueden operar sin evaluación previa.
- Falta de evidencias: cuando llega una reclamación, no basta afirmar “cumplimos”; hay que mostrar políticas, decisiones, registros y medidas.
- Vulnerabilidad de datos: si el cumplimiento no incluye seguridad (art. 32 RGPD), aumentan las probabilidades de accesos no autorizados o pérdida de información.
¿Qué exige el RGPD y cómo encaja la LOPDGDD?
El RGPD marca obligaciones generales:
- Principios (art. 5): licitud, lealtad, transparencia; limitación de finalidad; minimización; exactitud; limitación de conservación; integridad y confidencialidad; y responsabilidad proactiva.
- Base de legitimación (art. 6): cada tratamiento debe apoyarse en una base válida (contrato, obligación legal, consentimiento, interés legítimo, etc.).
- Responsabilidad del responsable (art. 24) y protección de datos desde el diseño y por defecto (art. 25): pensar antes de implantar.
- Registro de actividades (art. 30): en pymes puede aplicarse; y aunque no fuera obligatorio por excepción, es una práctica clave para control real.
- Seguridad (art. 32) y gestión de brechas (arts. 33 y 34): medidas adecuadas y comunicación cuando proceda.
La LOPDGDD complementa en el marco español, concretando aspectos y reforzando obligaciones organizativas y de garantía de derechos. En la práctica, para una pyme en España, el estándar razonable es trabajar como si el registro, la gestión de encargados, la información a interesados y los procedimientos internos fuesen “mínimos de gobierno” (no por rapidez, sino por sostenibilidad).
¿Hay obligación de Evaluación de Impacto (EIPD)?
La EIPD (art. 35 RGPD) es obligatoria cuando un tratamiento pueda entrañar un alto riesgo para derechos y libertades. No es “por tamaño” de empresa, sino por riesgo: tipo de datos, escala, perfilado, vigilancia sistemática, decisiones automatizadas, datos sensibles, etc.
En un enfoque de sistema, la decisión es:
- analizar el tratamiento (finalidad, datos, interesados, tecnologías, destinatarios),
- valorar riesgo y necesidad,
- documentar por qué sí o no procede EIPD, y
- si procede, realizarla con medidas de mitigación.
Medidas de proporcionalidad: hacer lo necesario, no lo máximo
El RGPD exige medidas “apropiadas” (art. 32) según el riesgo. Proporcionalidad implica:
- Gobierno: roles claros (responsable interno, responsables de proceso, punto de contacto de derechos, coordinación con IT).
- Inventario y registro: saber qué se trata, para qué, dónde y con quién.
- Control de cambios: antes de añadir una herramienta o proveedor, revisar base jurídica, información, contratos y seguridad.
- Seguridad práctica: control de accesos por rol, registros cuando proceda, copias verificadas, gestión de actualizaciones, cifrado o seudonimización si aplica.
- Ciclo de revisión: calendario de mantenimiento (tratamientos, proveedores, textos informativos, evidencias).
Atención
Convertir RGPD/LOPDGDD en sistema no es burocracia: es gestión del riesgo y orden. Si el negocio crece o cambia, el sistema acompaña. Si hay incidentes, el sistema responde. Y si una autoridad o un cliente pregunta “¿cómo lo hacen?”, la empresa puede mostrar un modelo coherente y mantenido.
